Briefe schreiben – zurück zu den Wurzeln

Beim Briefeschreiben galt lange Zeit die goldene Regel der Höflichkeit. Wichtig war, die Etikette einzuhalten, der Tonfall musste stimmen. Die Verständlichkeit in Briefen spielte lange Zeit keine Rolle. Erst die Psychologen Reinhard Tausch, Friedemann Schulz von Thun und Inghard Langer arbeiteten heraus, wie wichtig, die Verständlichkeit beim Schreiben von Briefen ist, um beim Empfänger anzukommen.

Briefe schreiben – Verständlichkeit ist wichtig!

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  • Gliederung: Die Gliederung ist entscheidend für das Verständnis eines Briefes. Dazu gehört nicht nur, dass die Sätze aufeinander aufbauen müssen. Der Brief sollte unbedingt übersichtlich aufgeteilt sein.
  • Einfach: Ein Brief – ob Liebesbrief, Geschäftsbrief oder auch private Korrespondenz sollte immer einfach geschrieben werden. Das bedeutet, dass ein Brief in einfachen Worten verfasst werden sollte. Dazu gehört, dass möglichst Fremdwörter vermieden werden. Falls doch nötig, sollten die Fachbegriffe unbedingt im Brief gleich direkt mit erklärt werden. Achten Sie darauf, dass die Sätze einfach strukturiert sind.
  • Prägnanz: Geht es um einen Brief, sollte dessen Länge unbedingt im Verhältnis zum Inhalt stehen. Dass bedeutet, überflüssiges Gerede, leere Phrasen oder umständlich formulierte Zusammenhänge haben in einem Brief nichts zu suchen.
  • Visuelle Reize: Ein Brief wird nur dann vom Empfänger als ansprechend empfunden, wenn der Empfänger persönlich angesprochen wird. Die Nutzung von sprachlichen Bildern und stilistischen Anreizen sind zu empfehlen. Dazu gehört auch, dass ein Brief immer aktiv geschrieben werden muss. Direkte Ansprache des Empfängers ist sinnvoll. Natürlich sollte man immer höflich bleiben. Verwenden Sie für Ihren Brief eine ansprechende äußere Form .  Korrekte Schrift und Sprache haben höchste Priorität.

Einen Brief sinnvoll gliedern aber wie – was sollte man beim Schreiben bedenken

Bevor man mit dem Schreiben eines Briefes beginnt, sollte man sich vorher einige Fragen stellen:

  • Warum schreibe ich den Brief und was möchte ich mit dem Schreiben erreichen?
  • Was ist die Kernaussage meines Briefes
  • Wer soll den Brief lesen und welches Verhältnis hat man zu dem Empfänger?
  • Auf was legt der Empfänger wert?
  • Wie wird der Empfänger auf meinem Brief reagieren?

Je nach Art eines Briefes, ob Liebesbrief, Bewerbung oder gar Geschäftsbrief – Vorbereitung und Planung sollte immer sein. Anschließend gilt es einen Text zu entwerfen. Hat man eine Schreibblockade, kann es manchmal helfen, eine Stichwortliste oder Gliederung zu schreiben.  Nach dem der erste Entwurf des Briefes steht, sollte man ihn ein paar Stunden oder einen Tag liegen lassen, bevor man ihn überarbeitet.

Tipp:

Lesen Sie den Text Ihres verfassten Briefes mehrmals durch. Korrigieren Sie notfalls den Inhalt. Achten Sie genau auf Formulierungen, Rechtschreibung und natürlich Grammatik.

Brief gegenlesen – auf was sollten Sie achten?

Während Sie Ihren Textentwurf auf eventuelle Fehler überprüfen, sollten Sie auf keinen Fall jeden einzelnen Satz bis ins Detail zerlegen. Dennoch ist es ratsam logische Brüche innerhalb des Textes oder schlechte Wortwahl unbedingt zu korrigieren.

Beim Korrekturlesen ist es wichtig darauf zu achten, dass Sie Ihren Brief immer aus der Sicht des Empfängers lesen. Dabei sollten Sie sich fragen, wie Ihr Schreibstil wirkt. Ist er eventuell ermüdend, aggressiv oder gar ermüdend. Verbessern Sie diesen Stil solange, bis Ihr geschriebener Brief die Wirkung hat, die er haben soll.

Anhand Ihrer Stichwortliste können Sie prüfen, dass kein wichtiger Punkt vergessen wurde. Zusätzlich raten wir Ihnen, dass Sie Ihren Brief nacheinander auf Inhalt, Grammatik und Rechtschreibung achten.

Briefe schreiben – die inhaltliche Struktur

Die entscheidende Voraussetzung für die Verständlichkeit eines Briefes, ist dessen Gliederung. Daher sollte man beim Schreiben unbedingt darauf achten, dass man alles in eine  passende Abfolge bringt, damit die innere Logik stimmt.  Achten Sie darauf, dass Sie Zusammenhänge innerhalb eines Briefes nicht nur aus innerer Verbundenheit schaffen.

Tipp:

Alles was sachlich nicht zusammengehört, sollten Sie unbedingt trennen. Jeder Abschnitt, jeder Satz und jeder Absatz muss so verfasst sein, dass der Empfänger ohne große Mühe die Kernaussage des Briefes erfassen kann.

Briefe schreiben – sachlich bleiben ist Pflicht

Höflichkeit ist beim Schreiben eines Briefes Pflicht. Jedoch sollte man darauf aufpassen, dass man nicht in eine gespreizte Sprache abrutscht. Daher ist es von Vorteil den aufgesetzten Brief mit ein bisschen Abstand einige Stunden oder Tage später noch einmal zu lesen.

Prüfen Sie dabei, ob die Ausdrucksweise Ihres Briefes dem Ton entspricht, den Sie auch bei einem höflichen Telefonat genutzt hätten. Wenn ja, haben Sie mit Ihrem Brief die Tonalität genau getroffen. Auch wenn Sie jemanden schreiben müssen, für den Sie Wut oder Ärger empfinden, sollten Sie unbedingt sachlich bleiben. Lassen Sie den Empfänger niemals Ihre Wut spüren.  Auch in einer schwierigen Situation sollten Sie immer sachlich auf der Ebene der Argumentation bleiben.

Tricks und Tipps – was  man beim Briefeschreiben immer bedenken sollte

Unabhängig davon, ob es um privaten Schriftverkehr geht oder Geschäftskorrespondenz, die Wertschätzung gegenüber dem Empfängers ist äußerst wichtig. Dazu gehört nicht nur, dass der Name des Empfängers korrekt geschrieben ist, sondern auch dass die Adresse und der Firmenname richtig auf dem Brief vermerkt wurden.

Für den Erfolg einer schriftlichen Kommunikation per Brief ist Grammatik und Rechtschreibung mehr als entscheidend. Selbst bei einer Email stört es die meisten Empfänger, wenn diese nur in Kleinbuchstaben verfasst wurde. Punkt und Fragezeichen werden zwar noch benutzt, doch fehlende Kommata haben negativen Einfluss auf das Verständnis eines Briefes. Kommas, Rechtschreib- oder Grammatikfehler, aber auch Flüchtigkeitsfehler haben in einem Brief nichts verloren.

Bedenken Sie, unabhängig ob Sie eine Email oder einen Brief schreiben, sollten Sie die sprachlichen Regeln nicht einhalten, zeigen Sie dadurch eine gewisse Nachlässigkeit und  ein ein mögliches Desinteresse. Eine mangelnde Wertschätzung, die der Empfänger Ihres Briefes Ihnen schnell übel nehmen könnte. Sie vermitteln ihm dadurch deutlich: „Du bist mir die Mühe nicht wert.“

Prägnant schreiben ist wichtig

Unabhängig, aus welchem Grund Sie einen Brief schreiben, achten Sie immer darauf prägnant zu bleiben. Der Brief sollte zum Inhalt den Sie übermitteln wollen, immer eine angemessene Länge haben. Schreiben Sie zu ausschweifend, wird der Leser schnell ermüden und sicher keine Lust mehr haben, Ihren Brief zu Ende lesen. Auch vermeintliche Höflichkeit oder gar Unsicherheit  ist spürbar. Daher haben Floskeln oder nichtssagende formale Redewendungen in einem Brief nichts verloren.

Fazit:

Sie sehen, ein Brief ist nicht einfach nur ein Brief. Man kann viel falsch machen und die erhoffte positive Wirkung wandelt sich ins Gegenteil. Daher haben wir Ihnen einen umfassenden Ratgeber erstellt, der Ihnen dabei helfen soll, bei jedem Brief den passenden Ton zu treffen.