Geschäftsbriefe schreiben – Orientierungspunkte und Vorlagen

Geschäftsbriefe sind das Nonplusultra für jedes Unternehmen aber auch für Privatanwender. Man benötigt sie für alle möglichen Anlässe wie zum Beispiel ein Angebot für einen Kunden, sämtlichen Korrespondenzen mit Unternehmen aber auch mit Behörden. Allerdings ist es ratsam, diese Briefe nicht formlos sondern nach einer bestimmten Norm zu erstellen. Wir zeigen Ihnen worauf Sie achten müssen.

Geschäftsbriefe nach Deutscher Industrienorm

Oft ist es für Laien schwer vorstellbar, wie man einen formell richtigen Geschäftsbrief anlegt. Natürlich gibt es für diese Zwecke auch diverse Textverarbeitungsprogramme, welche die Möglichkeit einer Vorlage anbieten.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen aber bereits eine plakative Vorlage als allgemeines Beispiel geben.

geschaeftsbrief-vorlage

 

So in etwa sieht ein Geschäftsbrief nach der Deutsche Industrienorm (DIN 5008) aus. Dabei gilt dieses Format sowohl für den Geschäfts- als auch für den Privatbereich.

Diese Norm wurde zu dem Zweck entwickelt, damit es ein allgemeingültiges Format zum Versenden in entsprechenden Versandtaschen und DIN-lang Umschlägen gibt. Mit dieser Norm ist es zum Beispiel möglich, dass Adressat und Empfängerdaten vollkommen im „Fenster“ eines Umschlags sichtbar sind.

Dafür sind Adressfeld und Empfängerdaten an einer genau festgelegten Position zu definieren. Gleiches gilt für Bezugszeile, Datum/Ort und die Fußzeile mit zusätzlichen Daten.

Worauf ist zu achten?

Die Norm für die Erstellung von Serienbriefen wie eben einen Geschäftsbrief (DIN 5008) gibt es in mehreren Varianten. Diese werden auch in regelmäßigen Abständen den aktuellen Begebenheiten angepasst.

Aktuell ist die DIN 5008:2011 gültig. Diese gibt es in zwei Varianten:

  • Form A – mit einer Briefkopfhöhe von nur 27 Millimetern
  • Form B – mit einer Briefkopfhöhe von 45 Millimetern

Mit Form B haben Sie natürlich etwas mehr Platz für Logo und entsprechende Firmendaten. Allerdings verschiebt sich dann auch eine andere Position des Adressfeldes, der Bezugszeile und eines möglichen Infomrationsblocks.

Grundsätzlich muss der Geschäftsbrief aber immer so gestaltet werden, dass Empfänger- und Adressdaten gleichermaßen im dafür vorgesehen „Fenster“ eines Umschlages zu sehen sind.